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Datenschutzhinweise

Diese Hinweise informieren darüber, wie personenbezogene Daten beim Besuch der Website, bei einer Kontaktaufnahme und bei der Nutzung des Kundenportals verarbeitet werden. Die Website setzt derzeit keine Analyse-, Marketing- oder Social-Media-Tracking-Cookies ein.

1. Verantwortlicher

Smart Car Logistik UG (haftungsbeschränkt)
Geschäftsführer: Sebastian Steinke
Karlstraße 29
44532 Lünen
Deutschland

Flottenwacht ist ein Angebot von Smart Car Logistik UG (haftungsbeschränkt). Diese Hinweise gelten für flottenwacht.de und portal.flottenwacht.de. Datenschutzanfragen richten Sie an Noel Roggenkämper oder Sebastian Steinke unter den folgenden Kontaktdaten.

Telefon: +49 173 8557303
E-Mail: info@flottenwacht.de

2. Hosting und Server-Logdaten

Die Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, bereitgestellt. Beim Abruf der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Ressource, Referrer, Browser- und Betriebssysteminformationen. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die weisungsgebundene Verarbeitung ist eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Informationen des Anbieters: Hetzner-Datenschutzhinweise.

3. Kontaktformular und Kontaktaufnahme

Wenn Sie das Kontaktformular, E-Mail oder Telefon nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Kontakt-, Unternehmens- und Anfragedaten zur Bearbeitung der Anfrage und zur vorvertraglichen Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind oder einen Vertrag anfragen. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens und allgemeinen Anfragen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse besteht in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Kommunikation mit Kunden. Pflichtangaben sind im Formular gekennzeichnet. Eine Telefonnummer ist nur erforderlich, wenn ein Rückruf gewünscht wird.

Für den technischen E-Mail-Versand nutzen wir Resend (Plus Five Five, Inc., USA). Dabei können Absender- und Empfängeradressen, Nachrichteninhalte sowie Versand- und Protokolldaten verarbeitet werden. Nach den Vertragsunterlagen von Resend finden wesentliche Verarbeitungsvorgänge in den USA statt. Resend ist nach eigenen Angaben unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Soweit dessen Voraussetzungen nicht greifen, stützen sich Übermittlungen auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Die Bedingungen zur Auftragsverarbeitung und zu Drittlandübermittlungen sind in der Resend-Auftragsverarbeitungsvereinbarung beschrieben.

4. Kundenportal und Supabase

Das Kundenportal verarbeitet abhängig von den gebuchten Modulen Unternehmens-, Fahrzeug-, Nutzer-, Fahrer-, Dokument-, Aufgaben-, Kosten- und gegebenenfalls Vermietungsdaten. Für Authentifizierung, Datenbank und Dateispeicherung wird Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513, als technischer Dienstleister eingesetzt. Das Produktivprojekt ist in der Region Frankfurt eingerichtet. Ein europäischer Projektstandort schließt Zugriffe oder weitere Verarbeitungen außerhalb des EWR, insbesondere im Rahmen von Support und Unterauftragsverarbeitung, nicht aus. Für erforderliche Drittlandübermittlungen sieht die Auftragsverarbeitungsvereinbarung von Supabase insbesondere Standardvertragsklauseln vor. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden Verträge zur Auftragsverarbeitung und erforderliche Garantien für mögliche Drittlandübermittlungen eingesetzt.

Soweit ein Kundenunternehmen im Portal Daten seiner Beschäftigten, Fahrer oder sonstigen Personen verwaltet und die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung bestimmt, ist grundsätzlich das jeweilige Kundenunternehmen datenschutzrechtlich verantwortlich. Smart Car Logistik UG (haftungsbeschränkt) verarbeitet diese Daten im Rahmen der technischen Bereitstellung von Flottenwacht weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Betroffene Personen richten Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschanfragen zu diesen Kundendaten grundsätzlich an das jeweilige Kundenunternehmen. Für eigene Vertrags-, Abrechnungs-, Support- und Sicherheitsdaten bleibt Smart Car Logistik UG (haftungsbeschränkt) selbst Verantwortlicher. Bei darüber hinausgehenden Full-Service-Leistungen wird die jeweilige datenschutzrechtliche Rollenverteilung im Kundenvertrag festgelegt.

Ein Vertragsmuster zur Auftragsverarbeitung einschließlich der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist auf der Sicherheitsseite abrufbar. Der Download ersetzt nicht den Abschluss der Vereinbarung mit dem jeweiligen Kunden.

4a. Einladungen, Kontrollen und Werkstattbetrieb

Bei der Anlage eines Zugangs durch eine berechtigte Verwaltung erhalten wir insbesondere Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Kundenzuordnung und Rolle von dieser Verwaltung. Wir verwenden diese Daten zur Einladung, Freischaltung und Berechtigungsverwaltung. Einladungs- und Sicherheitsvorgänge werden protokolliert. Die Kenntnis einer E-Mail-Adresse berechtigt nicht zur Anmeldung ohne den vorgesehenen Zugangsnachweis.

Führerscheinkontrollen und Unterweisungen können mit Durchführungsdatum, nächster Fälligkeit, Ergebnis, Nachweis und Bearbeiterbezug dokumentiert werden. Die Historie dient der Nachvollziehbarkeit; Rechtsgrundlage und erforderliche Aufbewahrung legt das verantwortliche Kundenunternehmen für seine Beschäftigten und Fahrer fest. Es soll nur die für den jeweiligen Nachweis erforderlichen Angaben und Dokumente erfassen.

Das Werkstattmodul verarbeitet Kunden- und Ansprechpartnerdaten, Fahrzeugbezug, Auftrags- und Leistungsdaten, Rechnungsanschriften, Steuerangaben sowie Rechnungs- und Versandprotokolle. Abholnachrichten und Rechnungen werden auf Veranlassung berechtigter Nutzer an die angegebenen Empfänger versandt. Die jeweilige Werkstatt ist für die Rechtmäßigkeit der Empfängerauswahl und ihre eigenen Kundeninformationen verantwortlich; Smart Car Logistik UG (haftungsbeschränkt) stellt die technische Verarbeitung bereit. Ein Versandstatus kann die Annahme durch den Versanddienst dokumentieren und ist kein Nachweis dafür, dass der Empfänger die Nachricht gelesen hat.

Die hier beschriebene Versandfunktion nutzt E-Mail. Ein SMS-Versand setzt eine gesonderte Anbieteranbindung voraus; vor deren Nutzung sind der konkret eingesetzte Anbieter, die betroffenen Daten und erforderlichen Vertrags- und Datenschutzhinweise festzulegen.

5. Schutz des Login-Bereichs mit Cloudflare Turnstile

Zum Schutz des öffentlich erreichbaren Login-Bereichs vor automatisierten Zugriffen, Bot-Angriffen und missbräuchlichen Anmeldeversuchen verwenden wir Cloudflare Turnstile, einen Dienst der Cloudflare, Inc., USA. Hierbei können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Zeitpunkt und Ergebnis der Sicherheitsprüfung sowie technische Interaktionsdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Absicherung des Kundenportals auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verhinderung von Missbrauch und dem Schutz von Benutzerkonten und gespeicherten Daten. Soweit Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, stützen wir dies auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, soweit die Verarbeitung für den vom Nutzer aufgerufenen sicheren Anmeldevorgang technisch erforderlich ist.

Cloudflare kann Daten auch in den USA und weiteren Staaten verarbeiten. Cloudflare nimmt nach seinen Vertragsunterlagen am EU-US Data Privacy Framework teil; ergänzend sehen die Vertragsunterlagen für erforderliche Drittlandübermittlungen die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vor. Informationen zu den Verarbeitungen und vertraglichen Garantien finden Sie in den Cloudflare-Datenschutzhinweisen und dem Customer DPA.

6. Speicherdauer

Anfragedaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung, zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Technische Protokolldaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für Sicherheits- und Betriebszwecke nicht mehr benötigt werden.

Für kundenseitig verwaltete Portal- und Nachweisdaten gelten die dokumentierten Weisungen und vereinbarten Fristen des Kunden. Vertragsende, Export, Löschung und die Behandlung von Sicherungskopien sind in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung zu regeln. Eigene abrechnungsrelevante Unterlagen werden bei gesetzlicher Aufbewahrungspflicht für deren Dauer aufbewahrt; offene Ansprüche und Rechtsstreitigkeiten können eine weitere zweckgebundene Speicherung erfordern. Auskünfte zur auf einen konkreten Vorgang anwendbaren Frist erhalten Sie über den Datenschutzkontakt.

7. Empfänger

Daten erhalten nur Personen und Dienstleister, die sie für Betrieb, Hosting, E-Mail-Versand, Support oder Vertragsabwicklung benötigen. Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

8. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Widerspruch bei berechtigtem Interesse: Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie ihr aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wenden Sie sich dafür an die oben angegebene Kontaktadresse.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig: www.ldi.nrw.de. Ihr Beschwerderecht bei einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde bleibt unberührt. Auskunft über die für einen konkreten Drittlandtransfer eingesetzten Garantien und eine Kopie der einschlägigen Garantien können Sie über unseren Datenschutzkontakt anfragen.

9. Cookies, Browserspeicher und Reichweitenmessung

Das Kundenportal verwendet den Sitzungsspeicher des Browsers (Session Storage) für Anmeldedaten der laufenden Sitzung sowie technische Zustände bei Anmeldung, Einladung, Passwortwiederherstellung und Abmeldung. Diese Speicherung dient der vom Nutzer angeforderten Portalfunktion und wird auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG gestützt. Die zugehörige Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Vertragsdurchführung und Kontosicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO). Die Speicherung ist tabbezogen; die Wiederherstellung geschlossener Tabs durch den Browser kann auch Sitzungsdaten wiederherstellen. Deshalb sollten Nutzer sich an gemeinsam genutzten Geräten ausdrücklich abmelden.

Eine vom Nutzer gewählte Ein-/Ausklappstellung der Verwaltungsübersicht wird im Local Storage unter einem Funktionsschlüssel gespeichert, damit diese angeforderte Einstellung beim nächsten Aufruf erhalten bleibt. Sie enthält keine Fahrzeug-, Fahrer- oder Anmeldedaten und bleibt bis zur Änderung der Einstellung oder zum Löschen des Browserspeichers bestehen. Hinweise zur Sicherheitsprüfung mit Cloudflare Turnstile finden Sie in Abschnitt 5.

Aktuell werden auf der öffentlichen Website keine optionalen Analyse- oder Marketingtechnologien eingesetzt. Falls zukünftig Google Ads Conversion-Tracking, Analyse-, Remarketing- oder Social-Media-Pixel eingesetzt werden, erfolgt deren Aktivierung erst nach einer erforderlichen Einwilligung und nach entsprechender Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise.

10. Bereitstellung von Daten und Entscheidungen

Die Bereitstellung von Kontaktdaten für eine Anfrage ist grundsätzlich freiwillig. Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben können wir die Anfrage oder die gewünschte Leistung gegebenenfalls nicht bearbeiten. Zugangsdaten und eine eindeutige Berechtigungszuordnung sind für die Nutzung des Kundenportals erforderlich. Informationen über Mitarbeiter- oder Fahrerdaten, die ein Kundenunternehmen bereitstellt, erhalten Betroffene auch bei diesem Unternehmen.

Im beschriebenen Website- und Portalbetrieb trifft Smart Car Logistik UG (haftungsbeschränkt) keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Automatische Fälligkeitsanzeigen und Erinnerungen unterstützen die Bearbeitung; die fachliche Entscheidung und Durchführung einer Kontrolle obliegen den zuständigen Personen.

Stand: 11. Oktober 2026