Flottenwacht · Funktionen
Werkstatt-Abholbenachrichtigung per E-Mail
Als eigenständige Werkstattleistung buchbar – ohne zusätzliches Fuhrparkpaket. Aufträge, Abhol-E-Mails und PDF-Rechnungen mit eigenen Betriebsangaben.
Wenn ein Fahrzeug abholbereit ist, kann die Werkstatt ihre Kunden direkt aus dem Auftrag informieren. Flottenwacht verknüpft den Auftragsstatus mit einer bewusst ausgelösten Abholnachricht und einem sichtbaren Versandstatus.
Kontaktdaten bei der Annahme klären
Erfassen Sie den passenden Empfänger und stimmen Sie die Benachrichtigung mit dem Kunden ab. Prüfen Sie insbesondere bei Firmenfahrzeugen, ob die Nachricht an den Fahrer, die Verwaltung oder eine andere benannte Kontaktperson gehen soll.
Die Nachricht ist nur so hilfreich wie die hinterlegte Adresse. Eine alte E-Mail-Adresse aus einem früheren Auftrag sollte deshalb nicht ungeprüft weiterverwendet werden.
Erst fertigmelden, dann versenden
Setzen Sie den Auftrag nach Abschluss der vorgesehenen Arbeiten auf Abholbereit. Anschließend lässt sich die Abholinfo mit einer bestätigten Versandaktion auslösen. Das verhindert, dass allein eine vorbereitende Statusbearbeitung unbemerkt eine Nachricht verschickt.
Die Werkstatt-Mail verwendet die gespeicherten Betriebsangaben einschließlich des hinterlegten Logos. Antworten gehen an die eingestellte Antwortadresse des Betriebs. Prüfen Sie diese Angaben vor dem ersten echten Versand.
Versandstatus richtig einordnen
Ein vom Versanddienst angenommener Auftrag belegt noch keine gelesene Nachricht. Bei einem unklaren Versandstatus sollte der Vorgang geprüft werden, bevor Sie erneut senden. So vermeiden Sie unnötige doppelte Benachrichtigungen.
E-Mail ist im beschriebenen Werkstattablauf integriert. SMS setzt eine eingerichtete Anbieteranbindung voraus. Stimmen Sie außerdem intern ab, wer Rückfragen zur Abholung beantwortet und wie alternative Absprachen dokumentiert werden.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Empfänger mit dem Kunden abstimmen
- Adresse im aktuellen Auftrag prüfen
- Betriebsname und Antwortadresse kontrollieren
- Abholbereit setzen und Versand bestätigen
- Versandstatus und Rückfragen nachhalten
Häufige Fragen
Wird die Nachricht allein durch die Statusänderung verschickt?
Nein. Die Abholnachricht wird über eine zusätzliche bestätigte Versandaktion ausgelöst.
Können wir auch SMS nutzen?
SMS ist optional und benötigt eine eingerichtete Anbieteranbindung. Die bloße Freischaltung des Werkstattmoduls richtet diesen Anbieter nicht automatisch ein.
Den Ablauf mit Ihrer Flotte prüfen
Nennen Sie Fahrzeugzahl, vorhandene Daten und Ihre wichtigsten Aufgaben. Im Erstgespräch klären wir den passenden Umfang, die Einrichtung und einen persönlichen Testzugang.