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Digitale Fahrerakte für Ihren Fuhrpark
Die digitale Fahrerakte bündelt Informationen, die Ihre Verwaltung für den betrieblichen Fahrereinsatz benötigt. Statt Kontrolldaten in einer Liste und Nachweise in einem E-Mail-Postfach zu suchen, führen Sie die relevanten Angaben im Flottenwacht-Portal zusammen.
Welche Informationen gehören zusammen?
Stammdaten, Führerscheininformationen, Kontrollintervalle und zugeordnete Dokumente erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Stammdaten identifizieren den Fahrer. Termine zeigen den nächsten Handlungsbedarf. Ein dokumentierter Kontrollvorgang hält fest, was bereits erfasst wurde.
Übernehmen Sie vorhandene Angaben mit nachvollziehbarer Herkunft. Unbekannte Werte sollten vor der Einrichtung geklärt werden. Ein vollständig ausgefülltes Formular macht einen fehlenden Kontrollnachweis nicht nachträglich vorhanden.
Vom Eintritt bis zur laufenden Pflege
Benennen Sie eine zuständige Person, die neue Fahrer in den Bestand aufnimmt und Änderungen nachhält. Dokumentieren Sie durchgeführte Kontrollen mit dem tatsächlichen Datum und verknüpfen Sie verfügbare Nachweise. Änderungen an einer Fahrzeugzuordnung sollten auch für die Vertretung verständlich sein.
Kontrollieren Sie regelmäßig, ob Kontaktdaten und Zuständigkeiten noch stimmen. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters müssen Fahrerbestand und gegebenenfalls vorhandene Portalzugänge im vorgesehenen Verwaltungsablauf berücksichtigt werden.
Die Akte im Testzugang beurteilen
Nutzen Sie einen vorbereiteten Beispieldatensatz und prüfen Sie zuerst die Auffindbarkeit: Kann eine berechtigte zweite Person den Fahrer, den letzten dokumentierten Vorgang und den nächsten Termin erkennen? Danach testen Sie eine weitere Kontrolle. Der frühere Eintrag sollte weiterhin im Verlauf erscheinen.
Im Erstgespräch klären wir, welche Fahrerinformationen vorhanden sind, welche Unterlagen übernommen werden und welche Personen die Pflege übernehmen. Einrichtung und Berechtigungen orientieren sich am vereinbarten Leistungsumfang.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Fahrer eindeutig zuordnen
- Quelle der übernommenen Daten prüfen
- Kontrolldatum und nächstes Intervall abgleichen
- Vorhandenen Nachweis zuordnen
- Vertretung und laufende Datenpflege festlegen
Häufige Fragen
Ist eine Fahrerakte dasselbe wie eine Kontrollhistorie?
Nein. Die Akte bündelt Informationen zur Person. Die Kontrollhistorie beschreibt einzelne dokumentierte Vorgänge und ihre Daten.
Kann jeder Mitarbeiter alle Fahrerakten sehen?
Der Zugriff richtet sich nach den eingerichteten Rollen und dem Kundenunternehmen. Die Zuständigkeiten werden bei der Einrichtung abgestimmt.
Den Ablauf mit Ihrer Flotte prüfen
Nennen Sie Fahrzeugzahl, vorhandene Daten und Ihre wichtigsten Aufgaben. Im Erstgespräch klären wir den passenden Umfang, die Einrichtung und einen persönlichen Testzugang.